Schema di progetto per riordinamento/inventariazione di un archivio
Parte prima: Stato di fatto
La prima parte del progetto descrive lo stato in cui si trova l’archivio prima dell’intervento e pone particolare cura all’esposizione dei dati relativi alla storia archivistica e alla rilevazione dei danni e delle situazioni di rischio della documentazione. Nel progetto viene specificata la consistenza quantitativa dell’archivio in metri lineari o in numero di contenitori e, se possibile, indicati i fondi anche indipendenti dal fondo principale o ad esso aggregati. E’ opportuno, inoltre, descrivere, anche con documentazione fotografica, lo stato dei locali e degli arredi con particolare attenzione agli impianti e sistemi di sicurezza. Nella storia archivistica vengono ricostruite, in modo preliminare, le vicende della formazione del complesso archivistico, dell’acquisizione o aggregazione dei vari fondi, degli interventi di riordinamento e inventariazione, anche parziali, che si sono susseguiti nel tempo e vengono fornite informazioni sugli strumenti di corredo esistenti (inventari in uso o storici, repertori, elenchi di versamento, titolari…), sulle segnature e altre tracce di ordinamento riscontrate durante il sopralluogo in archivio.
Parte seconda: Proposta di intervento
La seconda parte del progetto descrive in modo dettagliato le scelte di ordinamento, di metodo, di tecniche, di materiali, le fasi, i tempi e i costi dell’intervento archivistico sulla base dei dati esposti nella prima parte. Nel progetto si riportano, quindi, le operazioni preliminari previste per l’avvio del lavori (eventuali traslochi, individuazione e separazione fisica dei vari fondi, interventi conservativi d’emergenza, ecc…) e per la schedatura si indicano l’applicativo informatico che si intende usare e il set di dati che verranno rilevati in dipendenza al grado di analiticità dell’inventario che si vuole produrre. A seguito del riordinamento e condizionamento della documentazione, potrà essere redatto l’inventario per il quale si espone la struttura generale (Introduzione storica, introduzione archivistica, introduzioni alle sezioni e alle serie, indici, apparati, ecc…) e si indica in quali formati verranno fornite le copie digitali. Nel progetto viene riportata, se prevista, anche la redazione di eventuale proposta di scarto e la produzione di un elenco delle unità archivistiche che necessitino di restauro, con l’indicazione sommaria del livello di danno.
