Permettere di consultare gli archivi privati o i singoli documenti, dichiarati di interesse storico particolarmente importante, a chi ne faccia regolare richiesta rientra, ai sensi dell'art. 127 del Codice dei beni culturali e del paesaggio d.lgs 22 gen. 2004, n. 42 tra gli obblighi dei privati proprietari, possessori o detentori a qualsiasi titolo di tali archivi.
La normativa sulla consultabilità prevede limiti temporali relativi ad alcune tipologie di atti. La documentazione di carattere riservato relativa alla politica estera o interna dello Stato diventa consultabile 50 anni dopo la sua data; quella contenente i dati sensibili nonché i dati relativi a provvedimenti di natura penale, espressamente indicati dalla normativa in materia di trattamento dei dati personali, lo diventa 40 anni dopo la sua data; il termine è di 70 anni se i dati sono idonei a rivelare lo stato di salute, la vita sessuale o i rapporti riservati di tipo familiare (art. 122, comma 1, d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42).
Nel caso in cui un archivio privato sia depositato, donato, venduto o lasciato in eredità o legato ad un Archivio di Stato o a un archivio storico di un ente pubblico i depositanti o colore che donano, vendono o lasciano in eredità o legato i documenti possono anche stabilire la condizione della non consultabilità di tutti o di parte dei documenti dell'ultimo settantennio. Tale limitazione non è operante nei confronti dei suddetti depositanti, donanti, venditori e di qualsiasi altra persona da essi designata (art. 122 comma 3 d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42).
Possono essere fatte delle eccezioni a favore di eventuali richieste di consultazione di atti, per scopi storici, prima della scadenza dei termini. In tal caso l’autorizzazione deve essere data dal Ministero dell’interno, per il tramite dell'Ufficio territoriale di governo di Perugia, previo parere del Soprintendente archivistico. In ogni caso i documenti per i quali viene data l’autorizzazione alla consultazione conservano il loro carattere riservato e non possono essere diffusi. Possono, ad esempio, essere utilizzati i dati in essi contenuti senze rendere pubblici eventuali nominativi.
Nell’ambito del regime di protezione dei dati personali ci si deve attenere alle disposizioni contenute nel provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali n. 8/P/21 del 14 marzo 2001 relative al Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 80 del 5 aprile 2001, Serie generale. Il Codice di deontologia detta le norme che, in merito al trattamento dei dati personali, devono essere rispettate sia dagli archivisti che dagli utenti. Queste si applicano anche agli archivi privati non "dichiarati".
Questo provvedimento del Garante si trova anche allegato al d.lgs 30 giugno 2003, n. 196) dal titolo: Codice in materia di protezione dei dati personali, pubblicato sul Supplemento ordinario alla Gazzetta Ufficiale, n. 174 del 29 luglio 2003 che al Titolo VII, artt. 97-110) che, per l'appunto, detta le norme anche per il trattamento dei dati per scopi storici.

Procedura di consultazione

La richiesta di consultazione di un archivio privato, dichiarato di interesse storico particolarmente importante, da parte di un utente deve essere indirizzata alla Soprintendenza archivistica compilando, in ogni sua parte, l'apposito modello.
Alla richiesta va allegata copia del documento di identità.
Il Soprintendente, entro 10 giorni dal ricevimento della domanda, invia al privato proprietario, possessore o detentore dell'archivio dichiarato una nota con la quale lo informa della richiesta di consultazione. Nella nota vengono indicati l'oggetto della ricerca e la tipologia dei documenti che l'utente intende consultare. Tale nota viene inviata per conoscenza anche al richiedente.
Le modalità di consultazione vanno concordate, di volta in volta, tra il Soprintendente archivistico e il privato. Le relative eventuali spese per riproduzioni di atti o altro sono a carico del richiedente.

Giovanna Bacoccoli
Anna Angelica Fabiani
Feancesca Tomassini